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淺談項目管理核心之范圍管理

淺談項目管理核心之范圍管理

唯學網 • 教育培訓

2013-4-16 14:11

項目管理

項目范圍管理

唯學網 • 中國教育電子商務平臺

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對于信息系統集成項目,如果不能明確地定義和有效地控制項目范圍,將會產生非常嚴重的后果。范圍管理是項目管理中的一個專用詞匯,它的主要任務是界定項目包含且只包含所有需要完成的工作,并對項目其他管理工作起到指導作用,以保證順利完成項目的所有過程。確定了項目范圍,也就確定了項目的工作邊界,明確了項目目標和項目主要可交付成果。

一、原因分析

項目經理作為項目的承擔者,在規定時間內利用有限資源保質保量地完成項目,讓客戶和公司都滿意是最終目標。但是,讓客戶滿意不等于不斷滿足客戶無窮無盡的需求,我們應該分析范圍變更出現問題的根源。

(1) 客戶對信息系統項目缺乏全面了解,項目組對客戶需求細節的了解也不充分,并且雙方對實現需求的方式的理解也存在差異。而雙方在項目初期又均未意識到這種溝通上的不暢,會導致移交系統時才使問題暴露出來。

(2) 簽訂合同時缺少對信息系統集成項目熟悉的人員參加,導致項目目標描述不清,為后期的實施工作帶來困惑。

(3) 項目組人員不能區分客戶真正需求和鍍金需求,全盤接受客戶的變更請求。范圍的概念包含兩方面,一個是產品范圍,即產品或服務所包含的特征或功能,另一個是項目范圍,即為交付具有規定特征和功能的產品或服務所必須完成的工作。

在確定范圍時首先要確定最終產生的是什么,清晰界定其特性,以認可的形式表達出來,比如文字、圖表或某種標準,能被項目參與人理解;在此基礎上進一步明確需要做什么工作才能產生所需要的產品;即產品范圍決定項目范圍。

二、范圍管理的過程

范圍管理保證項目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作,它主要涉及定義并控制哪些是項目范疇內的,哪些不是。范圍管理的基本內容包括:項目啟動、范圍計劃編制、范圍核實、范圍變更控制等。以下所討論的是其中比較重要的部分。

1.制范圍計劃

“公欲善其事,必先利其器”。一個項目經理要想真正管理好項目范圍,沒有必要的技術和方法是肯定不行的。國外曾經有人對項目失敗原因進行調查,其中計劃被放到了首位,可見它在項目管理中的重要性。

范圍計劃編制是將產生項目產品所需進行的項目工作(項目范圍)漸進明細和歸檔的過程。不同的計劃詳盡程度不一樣,其中范圍說明和范圍管理計劃必須包含在內。

范圍說明在項目參與人之間確認或建立了一個項目范圍的共識,作為未來項目決策的文檔基準。范圍說明中至少要說明項目論證、項目產品、項目可交付成果和項目目標。

范圍管理計劃描述項目范圍如何進行管理,項目范圍怎樣變化才能與項目要求相一致等問題。它應該包括一個對項目范圍預期的穩定而進行的評估(比如:怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少),以及對變化范圍怎樣確定,變化應歸為哪一類(當產品特征仍在被詳細描述的時候,做到這點特別困難,但絕對必要)等問題的清楚描述。

2.項目分解

完成項目本身是一個復雜的過程,必須采取分解的手段把主要的可交付成果分成更容易管理的單元,最終得出項目的工作分解結構(WBS)。

比較常用的方式是以項目進度為依據劃分WBS,第一層是大的項目成果框架,每層下面再把工作分解,這種方式的優點是結合進度劃分直觀,時間感強,評審中容易發現遺漏或多出的部分,也更容易被大多數人理解。Microsoft的項目管理工具Project就可以自動為各個層次的任務編碼。

3.范圍變更

一個項目的范圍計劃可能制訂的非常好,但是想不出現任何改變幾乎是不可能的,因此,對計劃變更的管理是項目經理必備的素質之一。范圍變更并不糟糕,糟糕的是缺乏規范的變更管理過程。范圍變更的原因是多方面的,比如用戶要求增加產品功能、環保問題導致設計方案修改而增加施工內容。項目經理在管理過程中必須通過監督績效報告、當前進展情況等來分析和預測可能出現的范圍變更,在發生范圍變更時遵循規范的變更程序來管理變更。

建議企業的項目管理體系中包含一套嚴格、高效、實用的變更程序,它對管好項目至關重要。

三、項目變更控制

項目經理和項目小組必須意識到范圍變更本身并沒有什么不對,事實上很多時候這會讓你的系統更健壯、更實用。客戶通常不能一開始就確定所有需求,而且情況會隨時間而變化,如果不能包容變更,那么最終解決方案可能就達不到應有的價值。

如果變更失控,后果也非常嚴重,甚至導致整個項目的失敗。根據數據統計,最可能引起信息系統集成項目失敗的前三個因素分別為:缺乏用戶參與、不完整的要求和說明、易變的要求和說明,這幾個因素都直接或間接與范圍變更管理有關。因此,必須進行范圍變更控制。變更控制的目的不是控制變更的發生,而是對變更進行管理,確保變更有序進行。

為執行變更控制,必須建立有效的范圍變更流程。這個流程應該包括確認變更、評估變更的商業價值、分析變更對項目的影響,以及提交給項目發起人進行評價以確定是否執行變更。但是僅有范圍變更流程尚不足以真正控制變更,這是因為項目組的外部有許多壓力,同時與缺乏行之有效的變更控制手段密切相關。

目前,流行的變更管理思想認為在范圍變更流程中有四個關鍵點必須嚴格控制,即:誰有權確認變更、什么樣的變更需要執行、變更的影響多大、客戶是否接受變更的代價。

1.誰有權確認變更

事先明確客戶方有權提出變更請求的人員和項目組有權受理變更的人員,并且變更請求必須有書面材料。用戶需要向客戶方項目負責人提出書面申請,由客戶方項目負責人審批后移交實施方項目經理。

這樣,對所有的變更雙方的項目負責人都能做到心里有數。而且用戶在遞交書面變更申請時比較慎重,一般都在自己公司內部經過討論后進行,減少了因用戶內部看法不同導致的反復變更。

2.什么樣的變更需要執行

不是所有的變更都需要修改,更不是所有的變更都需要立刻修改。必須對客戶提出的范圍變更進行審核,決定哪些變更需要修改和何時修改。

客戶一般對信息系統集成項目不甚了解,他們認為很簡單的事情可能解決起來會很復雜。因此項目經理和項目小組要冷靜地分析:用戶到底想要實現什么目的,抓住本質的需求。如果用戶建議很難實現,可以和用戶進行溝通,詢問用戶是否可以用其他方式來實現其目的。

一般來說,用戶的鍍金需求可以延期解決甚至不考慮,用戶的新增需求如果不是影響到核心業務的實現,也可以安排在現有功能的完善之后。

3.變更的影響多大

項目組成員都要認識到變更是有代價的。必須評估變更的代價和對項目的影響,并且要讓客戶了解到變更可能會發生的問題,一起判斷變更是否依然要進行。

4.客戶是否接受變更的代價

在與客戶討論過程中,需要和客戶一起判斷:“修改是沒有問題的,但是你能接受由此引起的進度延遲、費用增加、性能下降等嗎·”一般來說,如果客戶認為該變更是必須的(變更非常有可能是其上級領導提出的),就會接受這些后果,通過與客戶的協商,項目組可能會得到回報或者即使沒有回報也不會招致公司和客戶雙方的埋怨。如果客戶認為該變更雖然有必要但是可以暫緩,雙方簽署備忘錄后留待以后解決。如果客戶認為該變更可有可無,多數情況下會取消變更。

這時,比較穩妥的做法是讓客戶對于明顯的變更做出確認,一般是簽字確認。這樣既可防止頻繁變更,也讓客戶認識到變更帶來的工作量加大是項目延期的原因。最后,變更進行時必須保證最終方案的唯一性和完整性。同時,要對所有變更進行跟蹤和驗證,確保變更按要求完成。

范圍管理對信息系統集成項目成敗有重要影響,執行好范圍管理最重要的是建立行之有效的變更控制手段。

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